Digitalt prospekt till Psykologförbundet

Bakgrund

Äventyret kopplades initialt ihop med Psykologförbundet för att lösa utmaningar rörande förbundets specialistutbildningar.

Utvecklingen av “Specialistutbildningen” för psykologer i Sverige startade 1992 efter ett beslut av Sveriges Psykologförbund. Utbildningen har sedan dess kontinuerligt växt i både kursomfattning och antal deltagare. År 2013 övertog Psykologförbundets kansli ansvaret för att driva och vidareutveckla utbildningen och en studierektorstjänst inrättades tillsammans med ett minimalt kansli.

Idag inkluderar utbildningen tio specialiteter och erbjuder 100-150 kurser årligen, med cirka 4000 deltagande psykologer. Förbundet arrangerar två av de obligatoriska kurserna, medan de flesta kurserna produceras av privata aktörer, universitet och regioner, vilka alla måste få sina kurser godkända av förbundets kansli.

Varken kansliets storlek eller verktygen som tillhandahölls kansliet hade utvecklats i paritet med Specialistutbildningens popularitet. Stora delar av administrationen, kommunikationen och hanteringen var manuell och behövde moderniseras. Därtill fanns strukturella begränsningar som försvårade ett kvalitetssäkert, tydligt och resurseffektivt arbete. Det orsakade en dålig arbetsmiljö och brister i servicenivån. Detta var inte en hållbar modell och någon slags förändring behövde genomföras. Äventyret ombads ta fram ett lösningsförslag och beslutsunderlag för denna förändring.

Digitaliseringens möjligheter

I takt med den snabba utvecklingen inom digital teknik stod Psykologförbundet inför utmaningen att anpassa sina arbetsprocesser för att möta både medarbetares och medlemmars växande behov:

Hur hittar och möter vi specifika krav?
Hur bidrar vi till att skapa en mer strömlinjeformad och kvalitativ arbetsmiljö?
Hur ska vi tänka för att på bästa sätt kunna hantera framtida och, ännu okända, utmaningar?

Genom att fokusera på möjligheterna som digitalisering erbjuder, utvecklade Äventyret en plan och strategi för hur Psykologförbundet bäst arbetar med tekniska hjälpmedel och implementerar system som stödjer en mer automatiserad och användarvänlig hantering av arbetsuppgifter. (Denna leverans kallar vi för ett ”Digitalt prospekt”.)

Visionen är att inte bara att effektivisera de administrativa processerna, utan att också garantera

Högre informationssäkerhet
Fullständig efterlevnad av GDPR
En väsentligt förhöjd servicenivå
Bidra till en bra arbetsmiljö.

Genom att skapa ett digitalt prospekt ville vi ge tillräckligt av beslutsunderlag och inspiration för att Psykologförbundet ska kunna omfamna digitaliseringens möjligheter och inte bara möta, utan överträffa, förväntningarna i en alltmer digitaliserad värld.

Digitaliseringsprospektets fyra steg:

Att ta fram en digital strategi för en organisation är en omfattande process som kräver noggrann analys och stort engagemang från hela organisationen. Följande beskrivning gäller Psykologförbundet men stegen och leverablerna är i stort desamma mellan olika digitala prospekt.

Ett Digitaliseringsprospekt från Äventyret innehåller mer än bara koncept och strategi. Där andra förstudier stannar har vi på Äventyret valt att inkludera en rad mer konkretiserande leverabler i form av prototyper och estimat. Läs om om hur och varför här.

Steg 1: Inventera nuläget

Att kartlägga och utvärdera det nuvarande läget är A och O och tillsammans genomförde vi intervjuer, workshops och SWOT-övningar för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Ett intäkts- och kostnadsperspektiv var också viktigt att få med och kan bli till hjälp i ett eventuellt prioriteringsarbete.

I Psykologförbundets fall genomfördes kartläggningen (intervjuer och samtal) med vardera målgrupps perspektiv i beaktning för att kunna förstå de olika användarnas specifika utmaningar och krav. En viktig del var också att, på ett tidigt konceptuellt stadium, börja tala om lösningar. Hur skulle det vara om du hade det här..? Vad behöver du för att detta ska fungera bättre..?

På så vis kunde arbetet med strategin också skapa ett underlag och en idé om hur ett digitaliserat organisationsstöd, skulle kunna vara uppbyggt.

Steg 2: Definiera prospektets mål med genomförande-principer

Vad ska då den digitala strategin åstadkomma? För Psykologförbundet definierade vi tillsammans två mål för två grupper av förmånstagare;

Nöjda medlemmar och verktyg för att tillsammans arbeta mer effektivt, hållbart, säkert och systematiskt som organisation. För genomförandet formulerade vi tio principer som agerar vägledande:

Förbundet utvecklar kontinuerligt verksamhet till relevanta digitala lösningar
Förbundet avlastar verksamheten genom digitalisering så att ökat fokus kan ligga på högkvalitativa relationer
Förbundet har användarvänligt och effektivt IT-stöd
Förbundet föredrar standardprogramvara framför speciallösningar
Förbundet följer GDPR och värderar korrekt handläggning
Förbundet sätter användarvänlighet framför avancerade funktioner
Förbundet menar att det ska vara lätt att göra rätt – utbildning och beskrivning finns alltid med i utveckling
Förbundet har målgruppsfokus snarare än avsändarfokus
Förbundet samarbetar gärna med andra när det är effektivast
Förbundet är en lärande organisation och den digitala utvecklingen utvärderas årligen enligt principerna: utveckla- förvalta eller avveckla- utveckla

Steg 3: Teknologisk bedömning

Intervjuer och samtal fördes också med andra leverantörer som byggt, eller på något sätt är delaktiga i, Psykologförbundets tekniska ekosystem – exempelvis det viktiga CRM-systemet.

Äventyrets utvecklare genomförde en genomlysning och tillsammans med intervjumaterial kunde vi skapa oss en god bild av hur teknikekosystemet såg ut. En nulägesbeskrivning togs fram tillsammans med en rapport innehållande förslag om justeringar för att uppnå en ”önskvärd teknisk infrastruktur” utifrån de tio principerna.

Den digitala strategi som Psykologförbundet efterfrågar kräver engagemang från hela organisationen och innebär en ambitionshöjning av deras digitala närvaro. Den behöver ses som en kontinuerlig process snarare än ett enstaka projekt. Vilka behov som uppstår längre fram i tiden är svåra att förutse och enligt oss, är det klokt att hålla den tekniska plattformen flexibel och anpassningsbar.

Tillsammans med kansliet konceptualiserade Äventyret kring ett lösningsalternativ i form av ett nytt digitalt administrationssystem. Både mängden och typen av uppgifter som systemet behövde utföra gav det en naturligt central placering i Psykologförbundets tekniska ekosystem med integrationer till CRM och diverse andra kringliggande tjänster. Den tilltänkta användarbasen är såväl medarbetare som slutanvändare och kursarrangörer. Vi talar alltså om ett system med bred målgrupp, många beröringspunkter och flera möjliga riktningar dit funktionaliteten kan utökas.

Steg 4: Kostnadsuppskattning för att inleda digitaliseringsresan

Flexibelt låter jättebra! Vad kostar det?

För att klara av att estimera valde vi ut Specialistutbildningen som en delmängd av arbetet. Under de månader vi arbetat med det digitala prospektet formades en mer konkret plan över hur just Specialistutbildningens utmaningar kunde lösas, hur dess administrationssystem kunde se ut och hur den skulle fungera i Psykologförbundets större erbjudande. Självklart sammanhållet i linje med den övergripande digitala strategin. Det är en bättre investering att gå utanför ett specifikt case och istället anta ett helhetsperspektiv. Att skapa en strategi för organisationens digitalisering där Specialistutbildningens utmaningar och lösningsförslag är en del av en större helhet och ett steg på vägen.

Specialistutbildningens behov och utmaningar fick alltså agera drivkraft och det tilltänkta administrationssystem blir embryot till en bredare flora av digitala hjälpmedel som Psykologförbundets medarbetare och medlemmar framöver kan tänkas behöva.

Genom att detaljera Specialistutbildningen och därmed estimera en delmängd av arbetet, kunde Äventyret schablonmässigt förstå helheten av prospektets innehåll. Av erfarenhet vet Äventyret att ett prissatt “första steg” ofta är den pusselbit som underlättar beslutsfattandet. Därför inkluderade vi kostnadsuppskattning med tidplan för att genomföra en första fas, där Specialistutbildningens administration digitaliseras.

Workshops

I syfte att kartlägga nuläge och önskad framtida lösning. Deltagare: Psykologförbundets kansli och Äventyret.
Prioritera målgrupper

Insikter från det här momentet behöver även styra vilka som deltar i nämnda workshops så att vi säkerställer att så många behov som möjligt tas i beaktning.
Intervjuer

Intervjuer med andra leverantörer som byggt, eller på något sätt är delaktiga i, Psykologförbundets tekniska ekosystem.
Sammanställning av tekniska förutsättningar

Kartläggning av tekniska förutsättningarna.
Design

Skapande av högnivåskisser på gränssnittsvyer ur samtliga användargruppers perspektiv med tre syften: Att (1) verifiera ömsesidig förståelse kring behov / utmaningar, (2) skapa material att använda i workshops och slutligen (3) konkretiserar det alternativen för tekniska vägval.
Möjlig datamodell

Ta fram möjlig datamodell och teknisk plattform för kommande system
Kostnadsberäkningar

Schablonmässigt, utifrån Specialistutbildningens detaljering, kunde vi beräkna kostnadsspann för genomförandet av hela målbilden.
Sammanställning av beslutsunderlag

Förankrad och presenterad för Psykologförbundets kansli.